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¿Cómo y cuándo citar una asamblea extraordinaria de copropietarios?
· Anna Group
La práctica de buenos hábitos de convivencia genera la integración de la comunidad. Cualquier actividad que afecte a un tercero dentro de una copropiedad está regulada en un reglamento de propiedad horizontal o en la ley 675 de 2001. Es así como la legislación dicta y norma las asambleas que deben realizarse en este tipo de conjuntos o edificaciones, incluyendo la asamblea extraordinaria en PH.
Existen dos tipos de asambleas: la ordinaria y la extraordinaria. Las ordinarias se realizan dentro del trimestre siguiente al vencimiento del período presupuestal, con el propósito de examinar la situación de la persona jurídica, realizar los nombramientos pertinentes como el comité de convivencia, consejo de administración o administrador, y aprobar las cuentas de fin de ejercicio. En cambio, la asamblea extraordinaria es convocada por motivos urgentes o imprevistos que requieren soluciones inmediatas.
En este artículo, profundizaremos en las asambleas extraordinarias en PH, las cuales están contempladas en la ley 675 de 2001. Según su inciso segundo: “Se reunirá en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, por convocatoria del administrador, del consejo de administración, del Revisor Fiscal o de un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos la quinta parte de los coeficientes de copropiedad”.
¿Cuándo debe convocarse una asamblea extraordinaria en PH? Esto depende de la urgencia o necesidad imprevista que amerite una solución rápida. Un imprevisto es un suceso inesperado que no se puede prevenir, mientras que una urgencia es un hecho que se conoce y requiere atención inmediata. En ambos casos, es necesario convocar a una asamblea extraordinaria para tomar decisiones importantes que afecten el bienestar de la copropiedad.
La ley establece que solo en casos de necesidades imprevistas o urgentes debe convocarse una asamblea extraordinaria. De lo contrario, no debe citarse, ya que generaría costos y logística innecesarios para la copropiedad. Además, la convocatoria debe detallar claramente la situación urgente o imprevista que justifica la reunión, evitando así citaciones por caprichos de ciertos sectores de la comunidad.
Entre las razones justificadas para convocar una asamblea extraordinaria se incluyen: la reparación de filtraciones, daños en ascensores, sustitución de transformadores, reparación de hidroneumáticos o la necesidad de recaudar una cuota extraordinaria para cubrir un gasto imprevisto. Todas estas son situaciones que requieren atención inmediata y no pueden esperar a la siguiente asamblea ordinaria.
Existe un debate sobre con cuánta anticipación debe hacerse la convocatoria a una asamblea extraordinaria en PH. Algunas posturas sugieren 15 días, otras 5 días, mientras que otros opinan que no requiere un tiempo específico. Un criterio común es que, al igual que la asamblea ordinaria, la extraordinaria debe convocarse con 15 días de anticipación.
Otro criterio se remite al código de comercio, que establece que en las sociedades comerciales las asambleas deben citarse con un mínimo de 5 días de anticipación. Algunas personas creen que este principio también debería aplicarse a la persona jurídica de una propiedad horizontal, regida por la ley 675 de 2001. Este criterio se basa en la idea de que las normas en Colombia no son individuales, sino complementarias.
La ley no especifica un tiempo mínimo para convocar una asamblea extraordinaria en PH. Por ello, surge un tercer criterio: si la ley no lo determina, nadie puede imponerlo, a menos que el reglamento de la propiedad horizontal lo establezca. Estas asambleas son convocadas para atender situaciones urgentes o imprevistas, y en algunos casos, se deben organizar de manera inmediata para garantizar que la solución no se retrase.
¿Quién puede convocar? En primera instancia, puede citar a reunión el administrador, sin embargo, la ley deja abierta la alternativa para que pueda ser convocada por el administrador, el consejo de administración, el revisor fiscal o el 20% de los coeficientes. Cada una de estas figuras puede realizar la convocatoria sin autorización de las otras.
Un criterio propone que la convocatoria la debe hacer el administrador, ya que es quien tiene la base de datos. El artículo 51, en su numeral 2, dice que dentro de las funciones del administrador está llevar el registro de residentes y propietarios. Al ser esta una información de carácter sensible, no la puede suministrar por habeas data. La citación debería hacerla el administrador por petición del 20% de coeficientes, del revisor fiscal o del consejo de administración para asegurar una correcta asamblea extraordinaria.
En caso de que el administrador haga caso omiso a cualquiera de estas peticiones (porque a su juicio no existe motivo justificado), la ley permite que la asamblea extraordinaria en PH pueda ser convocada por cualquiera de las otras tres partes. Pero sería una asamblea muy susceptible de impugnación, ya que al no citar a todas las personas de manera debida, las decisiones que se tomen en dicha reunión podrían anularse. Es conveniente que el administrador sea receptivo ante estas peticiones y realice la citación para evitar que la persona jurídica enfrente pleitos e impugnaciones, lo cual podría generar gastos innecesarios en abogados, desviando el objetivo de integración de la copropiedad.
¿Cómo se convoca? La forma de convocatoria es mediante el envío de una comunicación a la última dirección registrada por el propietario, especificando los motivos bien fundamentados y los puntos a tratar. Con la tecnología actual, el llamado a una asamblea extraordinaria en PH también puede realizarse a través de canales digitales, siempre que se cumplan con las formas previstas por la ley.
Por ejemplo, deben incluirse todos los puntos a tratar, y dependiendo del convocante (administrador, consejo de administración, revisor fiscal o el 20% de los coeficientes), al final del documento debe ir la firma correspondiente. Si la convocatoria la hace el 20% de los coeficientes, todos los copropietarios convocantes o su representante legal deben firmar.
Otra de las características de las asambleas extraordinarias en PH es que solo pueden tratar puntos específicos. Aunque se pueden discutir varios temas, deben estar bien justificados y manifestados claramente en la convocatoria. No puede haber proposiciones y varios, es decir, no se pueden añadir temas no contemplados previamente.
La ley establece que para la asamblea general de copropietarios debe anexarse el listado de morosos. Si seguimos estrictamente esta normativa, dicho listado también debería anexarse a la convocatoria de una asamblea extraordinaria en PH. Sin embargo, la ley no lo especifica expresamente, aunque ambos tipos de asambleas comparten la misma estructura.
Ambas asambleas tienen el mismo proceso de instalación: nombrar presidente y secretario, verificar el quórum, votar los puntos a tratar, y cerrar la reunión con la firma del acta por parte del presidente y del secretario. La diferencia radica en los términos de la citación y los contenidos, los cuales deben estar justificados por una necesidad urgente o imprevista, no por la subjetividad de una comunidad.
¿Quorum? Para el desarrollo de la asamblea extraordinaria en PH, es necesario contar con un quórum deliberatorio. Esto significa que en la primera convocatoria debe reunirse un número de propietarios que representen más de la mitad de los coeficientes. Si no se logra esta asistencia mínima, se realizará una segunda convocatoria, en la cual las decisiones serán válidas con cualquier número plural de propietarios. La fecha y hora de la segunda convocatoria deben estar incluidas en la citación inicial.
Las asambleas extraordinarias en PH, debido a su naturaleza urgente, presentan desafíos en cuanto a sus términos, especialmente cuando la ley no los establece claramente. El éxito de estas reuniones dependerá del buen criterio del administrador y de los entes que forman parte de la propiedad horizontal, con el objetivo de mantener una convivencia positiva e integrar a la comunidad.
Esperamos que esta información te sea útil para futuras convocatorias de asambleas extraordinarias en PH en tu conjunto o edificio. Recuerda siempre enfocarte en las causas que puedan invalidar una decisión tomada en estas reuniones.
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