Política de tratamiento de información personal

1. Responsable del tratamiento

ANNA Group S.A.S BIC (en adelante “ANNA”), sociedad colombiana domiciliada en Bogotá D.C., identificada con NIT asignado por la Cámara de Comercio, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales que recopila a través de sus canales físicos y digitales. Correo de contacto para asuntos de protección de datos: hola@anna.com.co.

2. Marco legal

Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (que hace parte del Decreto Único 1074 de 2015) y demás normas concordantes. Los titulares de datos personales tienen los derechos consagrados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

3. Finalidades del tratamiento

ANNA trata datos personales para las siguientes finalidades principales:

• Atender solicitudes comerciales, cotizaciones y contratación de servicios de aseo, mantenimiento y jardinería.
• Gestionar la relación laboral con sus trabajadores y los procesos de selección, inducción y formación.
• Gestionar y responder peticiones, quejas, reclamos y sugerencias dentro de los plazos legales.
• Enviar información comercial sobre servicios y contenidos relevantes, cuando el titular ha autorizado expresamente este tratamiento.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales, contables y contractuales derivadas de la operación de la sociedad.
• Mantener registros de visitantes, asistencias y trazabilidad de servicios operados en copropiedades cliente.

4. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede ejercer los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales tratados.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado del uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y solicitar supresión del dato cuando no exista deber legal o contractual de mantenerlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos.

5. Canal para ejercer derechos

El titular puede ejercer sus derechos escribiendo a hola@anna.com.co indicando nombre completo, número de identificación, descripción clara del derecho que ejerce y medio preferido para la respuesta. ANNA responderá dentro de los plazos definidos en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 (15 días hábiles prorrogables por 8 días adicionales).

6. Seguridad de la información

ANNA implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o uso indebido. Los datos se almacenan en infraestructura cifrada tanto en tránsito como en reposo, con controles de acceso basados en rol y autenticación multifactor para personal con acceso a información sensible.

7. Transferencias y transmisiones

ANNA puede compartir datos personales con proveedores de servicios tecnológicos (infraestructura en la nube, herramientas de correo, mensajería), entidades financieras para pagos, autoridades cuando la ley lo exija, y clientes (copropiedades o empresas) en el marco estricto del contrato de prestación de servicios. En todos los casos se suscribe un acuerdo de confidencialidad o tratamiento de datos con la tercera parte.

8. Vigencia y actualizaciones

Esta política entra en vigor en la fecha de su publicación y permanece vigente hasta que ANNA la actualice. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas a los titulares por los canales regulares. Los datos personales se conservan durante el término necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recolectados o hasta que el titular solicite su supresión, salvo que la ley exija conservarlos por mayor tiempo.